Privacybeleid

Bij een tennisschool komen persoonsgegevens vanzelf voorbij: je naam op een groepslijst, het telefoonnummer van een ouder, een niveau dat we bijhouden. In dit privacybeleid staat welke gegevens Tennisschool Levelvoro verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en wat je zelf kunt laten aanpassen of verwijderen. We hebben geprobeerd het zo te schrijven dat je het in één keer kunt lezen.

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is Tennisschool Levelvoro, bereikbaar via het contactadres Stadionweg 109, 1077 SJ Amsterdam, Nederland, per e-mail via [email protected] en telefonisch via +31 20 674 8341. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor een organisatie van onze omvang niet verplicht is. Vragen over privacy beantwoordt een van de oprichters zelf.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om les te geven en contact te houden. Het gaat om de volgende categorieën:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer, en bij leerlingen jonger dan zestien jaar ook de naam en contactgegevens van een ouder of verzorger.
• Lesgegevens: het programma waarvoor je bent ingeschreven, je lesdag, je groep, aanwezigheid en het speelniveau dat de trainer noteert om de groepsindeling te maken.
• Geboortejaar: alleen bij Tennis Kids en het zomerkamp, omdat de indeling daar ook op leeftijd gebeurt.
• Betaalgegevens: het bedrag, de datum en de omschrijving van je betaling, en bij een overboeking het rekeningnummer waarvan de betaling afkomstig is.
• Gezondheidsinformatie die je zelf deelt: bijvoorbeeld een blessure, astma of een allergie waarvan je wilt dat de trainer het weet. Dit is een bijzondere persoonsgegeven; wij noteren het alleen als jij of een ouder daar uitdrukkelijk om vraagt.
• Berichten: wat je ons via het contactformulier, per e-mail of telefonisch laat weten.
• Technische gegevens: de serverlogboeken van onze hostingpartij bevatten IP-adressen en tijdstippen van bezoek. Die gebruiken wij alleen voor beveiliging en het oplossen van storingen.

3. Waarom wij deze gegevens gebruiken en op welke grondslag

Elke verwerking moet een grondslag hebben uit artikel 6 van de AVG. Bij ons zijn dat de volgende:

• Uitvoering van de overeenkomst: om je in te delen in een groep, je lesrooster te sturen, lessen te verplaatsen bij regen en je pakket te administreren.
• Wettelijke verplichting: wij moeten facturen en betaalgegevens zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang: om een vraag via het contactformulier te beantwoorden, om de website veilig te houden en om ons lesaanbod te verbeteren op basis van welke programma’s vol zitten.
• Toestemming: voor het noteren van gezondheidsinformatie, voor het gebruik van foto’s waarop jij of je kind herkenbaar is en voor analytische cookies. Toestemming kun je altijd intrekken.

Wij sturen geen nieuwsbrieven zonder dat je daar zelf om hebt gevraagd, en wij verkopen of verhuren geen gegevens aan anderen.

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Contact- en lesgegevens bewaren wij zolang je les bij ons hebt en daarna nog twee jaar, zodat we je bij terugkeer in de juiste groep kunnen plaatsen. Daarna verwijderen we ze.
• Berichten via het contactformulier die niet tot een inschrijving leiden, verwijderen wij uiterlijk zes maanden na het laatste contact.
• Facturen en betaalgegevens bewaren wij zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft.
• Gezondheidsinformatie verwijderen wij aan het einde van het seizoen, of eerder als je daarom vraagt.
• Serverlogboeken worden door de hostingpartij na maximaal dertig dagen automatisch gewist.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te leveren, en met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten:

• de hostingpartij van levelvoro.org, die de website en de mailbox beheert binnen de Europese Economische Ruimte;
• onze boekhouder, voor de financiële administratie;
• de beheerder van de banen en de winterhal, alleen voor zover nodig om een baan op naam te reserveren.

Bij een ongeval op de baan kunnen wij de gegevens van een ouder of contactpersoon delen met hulpdiensten. Verder verstrekken wij gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten Europa

Wij slaan gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte. Mocht een dienstverlener in de toekomst gegevens buiten de EER verwerken, dan doen wij dat alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en passen wij dit beleid aan.

7. Kinderen en jongeren

Voor leerlingen jonger dan zestien jaar vragen wij toestemming van een ouder of verzorger, bijvoorbeeld voor het noteren van medische informatie of het gebruik van foto’s. Ouders kunnen namens hun kind alle rechten uit hoofdstuk 8 uitoefenen. Groepsfoto’s van Tennis Kids en het zomerkamp delen wij uitsluitend met de ouders van die groep, nooit openbaar zonder aparte toestemming.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, de verwerking laten beperken en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen. Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen; stuur daarbij nooit een kopie van je paspoort mee zonder dat wij erom vragen.

9. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; meestal is het met één gesprek op te lossen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland.

10. Beveiliging

De website gebruikt een versleutelde verbinding (https). Groepslijsten met telefoonnummers staan niet op papier langs de baan, maar in een beveiligde omgeving waar alleen trainers met een eigen account bij kunnen. Toegang wordt ingetrokken zodra een trainer stopt. Ontdekken wij een datalek dat risico’s voor je oplevert, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou zo snel mogelijk.

11. Cookies

Hoe deze website omgaat met cookies en lokale opslag in je browser, lees je in ons cookiebeleid.

12. Wijzigingen

Wij passen dit privacybeleid aan als onze werkwijze verandert of de wet dat vraagt. De datum hieronder laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij grote wijzigingen sturen wij ingeschreven leerlingen een bericht.

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026.